Règlement d'occupation des Salons de la Maison Haute - Indexation des tarifs (4 % - 2022 à 2025).

Conseil du 26 avril 2022

Le Conseil communal,
Revu sa délibération du 17/12/2019 établissant le règlement relatif à l’occupation des Salons de la Maison Haute et de ses annexes;
Considérant qu’il y a lieu d’indexer les tarifs de location (4% - arrondir à l’€uro) pour les années 2022 à 2025;
Par ces motifs ;
Sur proposition du Collège des Bourgmestre et Echevins;
DECIDE :
De modifier le règlement comme suit :
Règlement d’occupation des Salons de la Maison Haute 
ARTICLE 1  DEMANDE DE LOCATION.
Toute demande de location doit être adressée par écrit au collège des Bourgmestre et Echevins. Ce dernier décide souverainement étant entendu que priorité sera accordée suivant l’ordre ci-après aux manifestations organisées par :
L’administration communale ou avec sa participation,
Les associations sans but lucratif ayant leur siège à Watermael-Boitsfort et à la gestion desquelles participent les membres du Collège des Bourgmestre et échevins ou des personnes désignées par le Conseil communal.
Les autres groupements et associations ayant leur siège et leur principale activité à Watermael-Boitsfort.
Réservation et priorité de l’administration :
Excepté pour les organismes où l’administration est co-organisatrice ou coproductrice ou pour les asbl para-communales, une option de réservation des Salons de la Maison Haute ne sera possible  qu’au plus tôt un an (12 mois) avant la date d’occupation sollicitée.
Une confirmation officielle sera transmise par le Collège 6 mois avant la date d’occupation.
Les occupations à date fixe feront l’objet d’une demande qui devra être renouvelée annuellement et confirmée officiellement par le Collège 6 mois avant la date d’occupation.
La location de la salle comprend la mise à disposition de 250 chaises et de 35 tables.
Dans le cas ou les locataires n'utilisent PAS le mobilier de la salle (tables et/ou chaises), celui-ci sera obligatoirement stocké dans le grand foyer, ce local devenant ipso / facto indisponibles pour les occupants.
Aucune date ou période récurrentes ne seront réservées d’office et de manière exclusive à un groupement ou à un particulier.
Les options de location sont valables un mois, après ce délai, si elles n’ont pas étés confirmées  elles seront automatiquement supprimées.
L’Administration se réserve le droit de choisir une période de plusieurs semaines au printemps ainsi qu’au mois de septembre pour l’organisation d’expositions et / ou manifestations.
Sauf  dérogation  du Collège échevinal, les Salons ne seront pas loués au mois de juillet et d’août.
En principe aucune location ne sera autorisée la veille et le jour de Noël ainsi que la veille et le jour de l’An.
Si exceptionnellement le Collège accorde son autorisation, le montant du tarif applicable se verra doublé.
Les Salons de la Maison Haute font partie des locaux à réquisitionner dans le cadre du « Plan catastrophe ». 
En cas de force majeure les locations seront annulées sans préavis et sans dédommagement.  Le montant de la location sera remboursé.
ARTICLE 2 REDEVANCE
L'occupation d'un ou plusieurs locaux donne lieu au payement préalable d'une redevance fixée selon les tarifs ci-après.
TARIF I
Applicable aux :
1-Particuliers ;
2-Entreprises commerciales de  Watermael-Boitsfort,
le prix de la location sera majoré de 20% ;
(Sauf  pour les PME dont le nombre d’employés est inférieur  à 49 personnes.) ;
3-Organismes publics ou "parapublics" ;
4-Associations et groupements socioculturels, sportifs, politiques, etc. ... ayant leur siège et/ou leurs principales activités hors Commune.
Remarques importantes:
Du 15 septembre au 30 avril, les vendredis soirs, samedis et veilles de jours fériés, l'ensemble des locaux doit être loué par le demandeur.
Toutefois, lorsqu’aucune demande n'a été introduite dans le mois qui précède la date pour laquelle la location est demandée, la location pourra porter sur des locaux séparés.
La location du bar ou de la cuisine est obligatoire lorsque des boissons et / ou de la nourriture sont servies dans la salle des fêtes ou  le grand  foyer.
A) location à la journée:                                                    
                              
2022
2023
2024
2025
salle des fêtes
604-€
628-€
653-€
679-€
grand foyer  
188-€
196-€
204-€
212-€
bar     
226-€
235-€
244-€
254-€
cuisine
133-€
138-€
144-€
150-€
Total
1151-€
1197-€
1245-€
1295-€
B) location à la demi-journée:
de 8 à I 7 heures ou à partir de 18h30, uniquement du  lundi au jeudi, sauf les jours fériés.
                                    
2022
2023
2024
2025
salle des fêtes
379-€
394-€
410-€
426-€
grand foyer  
115-€
120-€
125-€
130-€
bar     
150-€
156-€
162-€
168-€
cuisine
73-€
76-€
79-€
82-€
Total
717-€
746-€
776-€
806-€
TARIF II
Applicable aux associations et groupements socioculturels, sportifs, politiques, etc ayant leur siège et leurs principales activités dans la commune.
Attention :
Les bénéficiaires du tarif n° II ne seront autorisés à louer l'ensemble ou une partie des Salons de la Maison Haute les vendredis samedis dimanche et jours fériés que deux fois par an (année calendrier) au tarif préférentiel. 
Pour toute location supplémentaire le tarif I sera d'application.
Remarques importantes :
Du 15 septembre au 30 avril, les vendredis soir, samedis et veilles de jours fériés, l'ensemble des locaux doit être loué par le demandeur.
Toutefois, lorsqu’aucune demande n'a été introduite dans le mois qui précède la date pour laquelle la location est demandée, la location pourra porter sur des locaux séparés.
La location du bar ou de la cuisine est obligatoire lorsque des boissons et / ou de la nourriture sont servies dans la salle des fêtes ou  le grand  foyer.
a) Location à la journée
                            
2022
2023
2024
2025
salle des fêtes
226-€
235-€
244-€
254-€
grand foyer  
72-€
75-€
78-€
81-€
bar     
92-€
96-€
100-€
104-€
cuisine
44-€
46-€
48-€
50-€
Total
434-€
452-€
470-€
489-€
b) location à la demi-journée:
de 8h à 17 heures ou à partir de 18 heures 30, uniquement du lundi au jeudi, sauf les jours fériés.

2022
2023
2024
2025
salle des fêtes
115-€
120-€
125-€
130-€
grand foyer  
44-€
46-€
48-€
50-€
bar     
58-€
60-€
62-€
64-€
cuisine
44-€
46-€
48-€
50-€
Total
261-€
272-€
283-€
294-€
TARIF III
Applicable aux entreprises commerciales hors de Watermael-Boitsfort.
Remarques importantes:
Du 15 septembre au 30 avril, les vendredis soir, samedis et veilles de jours fériés, l'ensemble des locaux doit être loué par le demandeur.
Toutefois, lorsqu’aucune demande n'a été introduite dans le mois qui précède la date pour laquelle la location est demandée, la location pourra porter sur des locaux séparés.
La location du bar ou de la cuisine est obligatoire lorsque des boissons et / ou de la nourriture sont servies dans la salle des fêtes ou  le grand  foyer.
a) Location à la journée                  
                              
2022
2023
2024
2025
salle des fêtes
1186-€
1233-€
1282-€
1333-€
grand foyer  
498-€
518-€
539-€
561-€
bar     
452-€
470-€
489-€
509-€
cuisine
149-€
155-€
161-€
167-€
Total
2285-€
2376-€
2471-€
2570-€
B) location à la demi-journée:
de 8 à I 7 heures ou à partir de 18h30, uniquement du  lundi au jeudi, sauf les jours fériés.
     
                                         
2022
2023
2024
2025
salle des fêtes
604-€
628-€
653-€
679-€
grand foyer  
188-€
196-€
204-€
212-€
bar     
226-€
235-€
244-€
254-€
cuisine
132-€
137-€
142-€
148-€
Total
1150-€
1196-€
1243-€
1293-€
Répétitions, mise en place...
Les organisateurs d'un spectacle pourront, si les réservations l'autorisent, bénéficier trois fois au maximum de la location de la salle des fêtes (uniquement la salle de spectacle)  à partir de 18 heures 30, sauf les vendredis, samedis, dimanches et veilles de jours fériés, et cela, dans la quinzaine précédant le spectacle. Ces locations ont uniquement pour objet de permettre des répétitions et, si cela rencontre l'accord des autres locataires utilisant la salle entre ces locations et le spectacle, le montage des décors. Cette faculté est soumise au payement d'un droit de:
par séance pour les bénéficiaires du tarif I ou Il 

2022
2023
2024
2025
50-€
52-€
55-€
57-€
par séance pour les bénéficiaires du tarif III

2022
2023
2024
2025
73-€
76-€
79-€
82-€
Le Collège des Bourgmestre et Echevins peut pour des activités couvertes par les tarifs I et II à l'organisation desquelles l'administration communale participe ou accorde son aide, accorder la gratuité totale ou partielle.
ARTICLE 3 Heures d'ouverture des  locaux
Les locaux seront accessibles le jour de l'occupation, à partir de 8 heures les jours d'ouverture de l'administration communale, à partir de 9 heures les autres jours.
Du dimanche au jeudi, sauf les veilles de jours fériés, les locaux devront être évacués et remis en ordre à 0 heure 30 au plus tard ou à  17 heures dans le cas d'une location jusqu’à
cette heure.
Les vendredis, samedis et veilles de jours fériés, les locaux devront être remis en ordre et évacués pour 4 heures le lendemain matin au plus tard.   En cas de non-respect de cette disposition, l'administration communale se réserve le droit de faire évacuer les locaux par la police communale.
En outre tout dépassement de l’heure fixée  entraînera un supplément de payement (heure entamée = heure payée) et cela quel que soit le tarif en application.

2022
2023
2024
2025
304-€
316-€
329-€
342-€
ARTICLE 4 GARANTIE LOCATIVE
Toute occupation des locaux dans le cadre des tarifs I II et III donnera lieu à la perception préalable d'une garantie locative remboursable totalement ou partiellement.

2022
2023
2024
2025
937-€
974-€
1013-€
1054-€
Cette garantie sera versée à la recette communale :
  • en liquide ;
  • par virement ;
  • par chèque tiré sur le compte d’une agence bancaire et certifié par celle-ci.
           
Les frais résultant d'éventuels dégâts, estimés par l'administration communale, ou le coût des heures supplémentaires de location seront déduits du montant de cette caution. Il en sera de même pour le coût de la location de locaux occupés sans autorisation préalable.
Si la garantie est insuffisante, le locataire devra verser la différence.
Les associations sans but lucratif para-communales seront exemptées du versement de la garantie locative.
L’administration communale se réserve le droit de faire évacuer les locaux occupés sans autorisation, sans préjudice du paiement de la redevance de location.
ARTICLE 5 MISE A DISPOSITION DU MATERIEL SPECIAL
L’utilisation du matériel spécial de la salle des fêtes, décrit ci-après, entraîne le paiement préalable d'une redevance fixée selon le tarif suivant:
Sonorisation: par journée ou demi-journée;           
pour les bénéficiaires du tarif I et II

2022
2023
2024
2025
189-€
197-€
205-€
213-€
pour les bénéficiaires du tarif III

2022
2023
2024
2025
381-€
396-€
412-€
428-€
Placé sous l'entière responsabilité du locataire (vol compris), le matériel spécial (y compris l'éclairage de la scène) doit obligatoirement être  installé par le responsable des Salons de la Maison Haute.
Cette prestation est incluse dans le prix de location mais fera l'objet d'un accord préalable avec le responsable des Salons.
L’utilisation, dans les locaux, d'un matériel autre que celui mis à la disposition du locataire par l'administration communale est soumise au contrôle et à autorisation du responsable des Salons de la Maison Haute.
De plus les branchements de ces appareils doivent se faire à l’aide de prises CEE.
Pendant les heures de service de l'administration communale, le niveau de bruit devra rester compatible avec ce service.
L'agent communal responsable pourra faire baisser le volume du bruit, s'il y a lieu.
Voir article 13 point 6 de ce règlement.
.ARTICLE 6 VESTIAIRE
Le service du vestiaire est à organiser par le locataire et sous sa seule responsabilité. Le vestiaire ne peut servir qu'à cet usage, sauf dérogation à demander expressément au Collège échevinal, une autre pièce devant en tout cas être réservée à l'usage de vestiaire. Les objets tels que parapluies, casques de moto ou tout objet encombrant doivent obligatoirement y être déposés.
ARTICLE 7 TOILETTE
Lors de l'organisation de bals, banquets ou réunions comptant plus de 100 personnes, les organisateurs auront l'obligation de prévoir un préposé à la surveillance et à l'entretien des lieux de toilettes.
ARTICLE 8 Entreposage de marchandises et matriel:
Après avoir pris, préalablement, rendez-vous avec le responsable, les marchandises et le matériel n'appartenant pas à l'administration communale pourront être entreposés par les soins des locataires dans le local à ce destiné sous leur entière responsabilité. 
Cet entreposage doit avoir lieu exclusivement entre 9 & 12 h le jour de l'activité ou le dernier jour d'ouverture de l'administration communale précédant le jour de la location et ce  pour autant que les autres locations le permettent.
Les marchandises et le matériel devront être évacués entre les mêmes heures au plus tard dès le premier jour d'ouverture de l'administration communale suivant le jour de la location ce  pour autant que les autres locations le permettent.
L’administration n’est en aucun cas  responsable des  marchandises (brasseur etc.) non reprises le lendemain même de la location.
Les locataires doivent occuper uniquement les locaux mis à leur disposition et ne peuvent donc encombrer les couloirs avec des tables, chaises, matériel divers, etc.
.ARTICLE 9 TRAVAUX DE PREPARATION, UTILISATION & MISE EN ORDRE
DES LOCAUX
Les travaux de préparation, d'utilisation et de mise en ordre s'effectueront avec précaution de manière à prévenir tout dégât.
Les réparations de ceux-ci se feront par les soins de l'administration communale à charge des organisateurs..
Il appartient au locataire ou occupant de demander l'établissement d'un état des lieux contradictoire à l'entrée et à la sortie.
Les directives édictées par le Collège des Bourgmestre et Echevins pour la préparation, l’utilisation et la mise en ordre des locaux et du matériel mis à disposition par l'administration, jointes à la convention de location, devront être rigoureusement respectées. La publicité ou l’affichage « sauvage » sur les murs extérieurs du bâtiment sont interdits.
ARTICLE 10    PAIEMENT
Les personnes physiques ou morales autorisées à occuper les locaux doivent s'acquitter au plus tard un mois avant la date de location, de la redevance visée à l'article 2 et de la garantie locative visée à l'article 4 par versement au compte de l’Administration Communale de Watermael-Boitsfort.
Le non-paiement, dans ce délai, emporte l’annulation automatique du contrat.
Sans paiement, l'accès aux locaux ne sera pas autorisé. Il convient de se munir de la preuve de paiement le jour de l'occupation. 
La garantie locative peut consister en chèques  garantis par une carte de banque, et déposés entre les mains du Receveur communal. Ils seront restitués après location, si aucune retenue ne doit être opérée sur la
garantie.
ARTICLE 11 DESISTEMENT
Tous désistements devront parvenir par écrit au Collège des Bourgmestre et Echevins. Une indemnité de dédit égale à la moitié du droit de location sera exigée, sauf cas de force majeure dûment démontré et approuvé par le Collège des Bourgmestre et Echevins.
ARTICLE 12 RESPONSABILITE DE L'ADMINISTRATION COMMUNALE
1) Les occupants des locaux renoncent sans réserve à tout recours contre l'administration communale du chef des articles 1386 et 1721 du code civil.
2) La responsabilité morale et/ou intellectuelle de l'administration communale ne peut être invoquée que lorsque cette administration intervient comme      co-­organisatrice ou coproductrice d'une activité. Lorsque cela n'est pas le cas, l'organisateur d'une activité est le seul responsable moral et/ou intellectuel.
3) Lorsque l'administration communale intervient comme co-organisatrice ou  coproductrice d'une activité, la publicité doit en faire clairement état sous la dénomination "La Commune de Watermael-Boitsfort" ou en utilisant le logo de la Commune. Par contre, lorsque l'organisateur locataire est seul responsable d'une activité, la mention "La commune de Watermael-Boitsfort " ne peut être utilisée de quelque façon que ce soit.
4) L'énoncé du lieu d'une activité se situant dans les locaux visés doit être: « Maison Haute, place Gilson, 2 à 1170  Watermael-Boitsfort ».
Le collège des Bourgmestre et Echevins se réserve le droit de faire modifier un texte publicitaire qui ne respecterait pas les point 3 et 4 ci-dessus, et ce aux frais du locataire.
ARTICLE 13 RESPONSABILITES  DES LOCATAIRES
1 – Tri des déchets et recyclage
Les locataires veilleront à  reprendre leurs huiles usagées, et donc , prévoir  des récipients ad-hoc.
Les locataires trieront, impérativement, leurs déchets et utiliseront les containers de récupération mis à leur disposition.
Papiers et cartons :                          
dans la Poubelle jaune dans le Bar et le Container jaune dans la Cour (Veiller à aplatir les cartons)
Bouteilles en plastique dans la Poubelle bleue dans le Bar et Emballages métalliques  le Container bleu dans la Cour
Cartons à boissons (tetrapak)                     (Veiller à aplatir les déchets)
Bouchons en liège :    
dans les Tonneaux bleus dans le bar ou dans la cuisine
Bouteilles et récipients en verre :    dans la Bulle à verre dans la Cour et ou du parking de la place Andrée Payfa-Fosséprez.
Le non-respect de ces directives entraînera une indemnisation déduite de la garantie.
2022
2023
2024
2025
330-€
343-€
357-€
371-€
2- Réception des fournisseurs
Le locataire est le seul responsable quant à la réception / récupération des livraisons
(Location de mobilier – brasseur etc…). 
3- Sabam & Droits d’auteurs et les droits voisins’
Les organisateurs de toutes fêtes, activités ou réunions seront responsables du bon ordre et du respect des lois et règlements en vigueur.
Nous informons les locataires et occupants que depuis la loi du 30 juin 1994 et sa publication au Moniteur Belge du 05 juin 1999 les organisateurs de soirées, bal, réception, bref toute manifestation publique durant lesquelles des artistes se produiront, des CD ou tous autres supports média seront joués devront se mettre en règle par rapport à la nouvelle loi sur les ‘Droits d’auteurs et les droits voisins’ ainsi que le règlement général de la SABAM déjà en vigueur.
Pour toute information :      ‘Droits d’auteurs et les droits voisins’ 02/ 514 27 33
                                                SABAM                                             02/ 286 82 11
Nous invitons les locataires à prendre contact avec ces deux services afin de se mettre en règle.
https://www.sabam.be/fr
4- Vente de spiritueux
La réglementation relative à la vente de spiritueux doit être strictement respectée.
De plus la vente de spiritueux de plus de 18° est strictement interdite dans les Salons de la Maison Haute (aucune dérogation ne sera accordée)
5 – Sécurité
Le signataire du contrat est d’office responsable du bon déroulement de la soirée.  Il est de ce fait le seul interlocuteur entre le régisseur et/ou les forces de Police.
Cette responsabilité implique sa présence du début à la fin de la soirée.
Les organisateurs sont responsables de la sécurité de leur public et du bon déroulement de la soirée.  En cas de soirée de plus de 100 personnes et/ou soirée publique un service d’ordre est obligatoire. 
En cas de problème, le responsable des Salons de la Maison Haute peut immédiatement mettre fin  à la soirée et ce sans aucune possibilité de dédommagement.
Il est  strictement interdit de circuler dans la Maison Haute ailleurs qu'au rez-de-chaussée ( et les loges)
Il est strictement interdit de circuler ou d’occuper la cour des Salons de la Maison Haute.
La porte entre la salle et la cour doit être fermée, mais pas verrouillée (issue de secours)
Le stationnement y est interdit sauf  le temps des livraisons.
De plus, le locataire s’engage à :
  • Ne pas accepter plus de 250 personnes ;
  • Ne pas camoufler les éclairages de secours, moyens d’extinctions et boutons poussoirs ;
  • Ne pas fumer ;
  • Ne pas laisser de flamme nue sans surveillance ( ex :bougie):
  • Ne pas utiliser  d’appareils défectueux;
  • Ne pas utiliser de friteuse ;
  • Ne pas utiliser de fumigène et autre matériel de pyrotechnie.
  • A suivre les conseils d’utilisation du four et autres appareils mis à votre disposition ;
  • Cuisine : Interdire l’accès aux enfants et personnes non concernées ;
  • Ne pas utiliser de réchaud au gaz (brûleur);
  • Respecter les autres recommandations de la personne responsable.
6- Niveau sonore
Les locataires/occupants veilleront à limiter le niveau de bruit à l’extérieur et à l’intérieur de la salle.
A l’intérieur, le niveau de pression acoustique équivalent (mesure moyenne LAeq,15min pendant 15 minutes) ne peut dépasser 85 dB(A) et les pics (LAmax) sont limités à 92dB(A). (NB : ceci est la norme flamande). Le cas échéant, la mesure est réalisée par les locataires/occupants ou par le représentant de l’administration communale en n’importe quel lieu de la salle, à 1,5 mètre du sol, à une distance minimale de 1 m des murs et à une distance minimale de 0,5 m de toute source sonore.
A l’extérieur, les normes de l’Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale du 21 novembre 2002 relatif à la lutte contre le bruit de voisinage sont d’application. Le cas échéant, la mesure est réalisée par Bruxelles Environnement à la demande des riverains.
ARTICLE 14 ASSURANCES
’ la compagnie d’assurance de l’Administration Communale  renonce aux recours qu’elle serait éventuellement en droit d’exercer, en cas de sinistre, comme subrogée aux droits de l’assuré, contre toutes administrations, tous organismes publics ou privés, tous groupements, associations d’élèves et anciens élèves ainsi que contre toute personne (à l’exception des exploitants du secteur commercial) autorisées à occuper, soit à titre gratuit, soit à titre  onéreux, en permanence, provisoirement ou exceptionnellement les bâtiments les bâtiments garantis à usage public tels que : écoles, salles de fêtes, maisons de la culture, complexes sportifs et autres similaires ( à l’exception des maisons données en location à des particuliers), le cas de malveillance excepté et à moins que les intéressés n’aient fait garantir leur responsabilité.
L’occupant / organisateur doit souscrire une police d’assurance couvrant :
sa responsabilité civile, celle de ses organes dans l’exercice de leur mandat, ainsi que celle de ses préposés et collaborateurs du chef de dommages causés par accident à des tiers ;
la responsabilité civile pouvant incomber aux personnes précitées du chef de dommages matériels causés par un accident aux locaux occupés et à leur contenu.
ARTICLE 15 RÉUNIONS ÉLECTORALES
Chaque liste ne pourra louer la salle des fêtes qu'une fois au cours des deux mois qui précèdent les élections.
Conformément à l'article 3, § 1er, de la loi sur le pacte culturel du 16/7/1973, les listes qui n’acceptent pas les principes et les règles de la démocratie et qui ne si conforment pas n’auront pas accès à la location.
ARTICLE  16 Écoles du territoire de la commune
Les écoles du territoire de la Commune, dont le pouvoir organisateur n’est pas l’Administration communale,  pourront si le planning le permet et en fonction des priorités de l’article 1, bénéficier de l’occupation gratuite des Salons de la Maison Haute et ce une fois par an (calendrier civil)
ARTICLE 17 REFUS DE LOCATION
Le Collège des Bourgmestre et Echevins pourra ultérieurement refuser la location aux personnes physiques ou morales qui n'auraient pas scrupuleusement observé les principes ci-dessus.
De plus, en cas d’élection anticipée, le Collège échevinal est en droit d’annuler toute location pour ce Week-end.
ARTICLE 18 LITIGES RELATIFS A L’INTERPRÉTATION DU RÈGLEMENT
Le Collège des Bourgmestre et Echevins tranche souverainement les litiges entre l'administration et les demandeurs de locaux pour ce qui est de l'interprétation du présent règlement. Il en va ainsi notamment pour l'appréciation du critère «avoir son siège et ses principales activités dans la commune».
ARTICLE 19 EXÉCUTION DU RÈGLEMENT
Le Collège des Bourgmestre et Echevins est chargé de l’exécution de ce règlement.