Règlement régissant l’occupation par des tiers des locaux scolaires – Modification.

Conseil du 17 mai 2022

Le Conseil communal,
Vu les articles 117 et 119 de la nouvelle loi communale ;
Vu sa délibération du 19.09.1995 par laquelle il règle l’occupation par des tiers des locaux scolaires ;
Vu la délibération du 01.01.2008 relative à la modification du règlement régissant l’occupation par des tiers des locaux scolaires introduisant la procédure à suivre, les conditions d’occupation à respecter, l’identification des lieux pouvant être occupés, ainsi que la faculté de résiliation pour tout motif jugé nécessaire ;
Considérant qu’il convient de modifier ce règlement à partir de l’année scolaire 2022-2023 pour mettre à jour la liste des locaux disponibles à la location, instaurer un système de priorité pour les habitants de Watermael-Boitsfort, adapter la procédure de demande de location et définir les critères d’attribution ou de refus ;
Sur proposition du Collège échevinal,
DECIDE :
De régler comme suit les occupations des locaux scolaires :
Article 1 – Objet du règlement
Art. 1.1. Le présent règlement détermine les conditions d’octroi et d’occupation des locaux scolaires en vue d’y organiser de activités éducatives, culturelles, sportives, sociales ou philanthropiques par toute personne physique ou morale, agissant dans un but non commercial, ayant introduit une demande d’autorisation d’occuper les locaux scolaires appartenant à la Commune de Watermael-Boitsfort.
Art. 1.2. Locaux mis à disposition des tiers durant l’année scolaire hors congés scolaires et en-dehors des heures d’ouverture des établissements scolaires :
  1. Gymnases, réfectoire, classe des écoles communales :
    • La Sapinière – Chaussée de la Hulpe, 344 – 1170 Bruxelles
    • Les Cèdres – Rue du Gruyer, 8 – 1170 Bruxelles (pas de réfectoire)
    • La Futaie - Avenue des Coccinelles, 65 – 1170 Bruxelles
  2. Gymnase de Boitsfort-Centre – place Payfa-Fosseprez, 10 – 1170 Bruxelles
  3. Locaux du restaurant scolaire – rue du Ramier, 1 – 1170 Bruxelles
Art.1.3. Pendant les congés scolaires, uniquement pour des stages pour les enfants jusqu’à 12 ans :
toutes les écoles communales, donc en plus de la liste ci-dessus,
  • Le Colibri – Place du Colibri, 1 – 1170 Bruxelles
  • Les Aigrettes – Rue des Aigrettes, 6 - 1170 Bruxelles
  • Les Naïades – Avenue des Naïades, 21 A – 1170 Bruxelles
  • Le Karrenberg - rue François Ruytinx, 31 – 1170 Bruxelles
Article 2 – Compétences – Autorisation d’occupation
Art. 2.1. Toute demande d’occupation doit être soumise à l’autorisation préalable du Collège des Bourgmestre et Echevins. 
Excepté les demandes pour les occupations suivantes qui sont traitées directement par le service de l’Enseignement :
  • réunions d’associations de parents des écoles communales ;
  • réunions de quartier organisées par le Collège ;
  • organisation des élections ;
  • activités organisées par l’administration communale et ASBL communales ;
  • activités organisées en collaboration et avec le soutien de la Commune de Watermael-Boitsfort.
Art. 2.2. L’autorisation est un acte unilatéral de l’autorité communale ; elle est assortie de conditions fixées par celle-ci. Leur respect conditionne son maintien.
Art. 2.3. Le Collège des Bourgmestre et Echevins peut refuser la mise à disposition d’un local à toute personne physique ou morale qui, par le passé, ne se serait pas montrée respectueuse des biens communaux et notamment pour cause des manquements suivants constatés (liste non exhaustive) :
  • Non-respect des biens communaux ;
  • Non-paiement du prix de location ;
  • Sous-location sans autorisation. 
Article 3 – Demande d’occupation d’un local scolaire
Art. 3.1. Toute demande doit être adressée par courrier ou email, au plus tôt trois mois avant, et au plus tard deux semaines avant la date officielle d’occupation (cf Art. 3.4.), à l’adresse suivante :
Collège des Bourgmestre et Echevins de et à Watermael-Boitsfort
Service de l’Enseignement
Place Antoine Gilson, 1
1170 Bruxelles
Art. 3.2. Les demandes doivent être introduites via le formulaire de demande d’occupation scolaire disponible sur le site de la commune www.watermael-boitsfort.be (document Word à télécharger) ou en contactant le service de l’Enseignement par mail.
Des visites préalables peuvent être organisées uniquement sur rendez-vous (à prendre auprès du service de l’Enseignement qui  communiquera les coordonnées de la personne préposée) ;
Art. 3.3. La demande doit contenir de manière précise :
  • nom, prénom, adresse et numéro de téléphone du particulier demandeur ou de la personne juridiquement responsable de l’organisme demandeur ;
  • nom de l’organisme et copie de statuts le cas échéant ;
  • local demandé et motif de l’occupation ;
  • le caractère gratuit ou onéreux de l’activité organisée, avec mention du prix demandé le cas échéant ;
  • dates/périodes et heures souhaitées pour l’occupation.
Art. 3.4. Les demandes de renouvellement d’occupation de longue durée pendant l’année scolaire doivent être introduites avant le 31 mai et  sont prioritaires par rapport aux nouvelles demandes.
Art. 3.5. Les demandes d’occupation occasionnelle seront introduites au plus tard deux semaines avant la date prévue pour l’occupation.
Art. 3.6. Les demandes sont traitées par ordres chronologiques de réception.  Cependant, si les demandes en cours de traitement concernent une même période, la priorité sera donnée aux personnes ayant leur domicile ou siège social à Watermael-Boitsfort.
Art. 3.7. La direction de l’école remet son avis sur la demande au service de l’Enseignement.
Art. 3.8. Le Collège des Bourgmestre et Echevins décide de l’opportunité d’autoriser ou non la mise à disposition des locaux demandés.
Art. 3.9. La notification de la décision prise par le Collège des Bourgmestre et Echevins est envoyée au demandeur par le gestionnaire de la location de locaux scolaire du service de l’Enseignement.
Article 4 – Types d’occupation
On distingue trois types d’occupation :
  • L’occupation de longue durée (minimum 3 mois et plus) – le plus souvent accordée pour l’année scolaire. Forfait 2h minimum.
  • L’occupation occasionnelle – d’une durée d’un demi-jour, d’un jour ou plusieurs jours – Forfait 4h minimum.
  • L’occupation occasionnelle hebdomadaire durant les congés scolaires, pour l’organisation de stages pour enfants. Forfait journalier.
Article 5 – Périodes d’occupation
Art. 5.1. Sauf exceptions accordées par le Collège des Bourgmestre et Echevins, les occupations des locaux scolaires seront interrompues pendant la durée de toutes les vacances scolaires (juillet/août y compris), ainsi que pendant les jours fériés.
Art. 5.2. Vu la réforme des rythmes scolaires, les occupations de locaux se calqueront sur le calendrier scolaire (fin août à début juillet, dates variables chaque année).
Art. 5.3. Les occupations peuvent, par ailleurs, s’accorder indifféremment pour chacun des jours de la semaine, y compris les samedis et les dimanches. Toutefois, aucune occupation de longue durée ne sera accordée le dimanche.
Art. 5.4. L’autorité communale veillera à respecter les moments de repos à accorder aux concierges des établissements scolaires. Sauf exception, aucune occupation ne sera permise après 22h.
Article 6 - Conditions d’occupation et responsabilité
Art. 6.1. Les utilisateurs, quels qu’ils soient, s’engagent à ne pas perturber le bon fonctionnement de l’établissement scolaire ; à utiliser les locaux scolaires ou installations « en bon père de famille » ; à restituer ceux-ci dans l’état dans lequel ils se trouvent.
Art. 6.2. En aucun cas, les activités projetées ne pourront porter préjudice à l’enseignement ni mettre en cause la qualité ou le renom de celui-ci.
Art. 6.3. La remise en état, notamment de propreté, des locaux après usage appartient aux occupants.
Art. 6.4. Les locaux scolaires seront utilisés conformément à leur structure initiale et à leur affectation. En particulier, les revêtements de sol des gymnases seront protégés si nécessaire. L’administration se réserve le droit d’interdire toute occupation non conforme à la destination première des lieux.
Art. 6.5. Seuls les locaux sont mis à disposition des utilisateurs. En aucun cas il ne pourra être fait usage du matériel pédagogique ou sportif s’y trouvant.
Art. 6.6. Tout matériel appartenant aux utilisateurs reste exclusivement sous leur surveillance et responsabilité. Toute disparition ou détérioration ne peut en aucun cas être imputée à l’administration communale de Watermael-Boitsfort.
Art. 6.7. Les extincteurs devront rester accessibles tout au long de l’occupation.
Art. 6.8. Il est interdit d’occulter les pictogrammes de sécurité.
Art. 6.9. Il est interdit de condamner l’accès aux portes de secours qui doivent pourvoir être ouvertes.  Ces sorties ne peuvent en aucun ces servir d’accès principal ou secondaire.  Les portes ne peuvent être bloquées ni en position ouverte, ni en position fermée.
Art. 6.10. L’occupant veille à ce que toutes les personnes présentes aient bien quitté les lieux.
Art. 6.11. Le preneur veille à l’extinction de l’éclairage, s’assure de la fermeture des fenêtres, verrouille correctement les portes donnant sur l’extérieur avant de quitter les lieux.
Art. 6.12. Il est interdit de clouer, visser ou coller directement sur les murs, portes et fenêtres.
Art. 6.13. Pour des raisons d’hygiènes, les animaux ne sont pas admis dans les locaux.
Art. 6.14. Il est interdit d’occulter, de retirer ou de mettre hors tension les détecteurs de fumée placés dans le local mis à disposition de l’occupant.
Art. 6.15. Conformément à l’Arrêté Royale du 13 décembre 2005 entré en vigueur le 1er janvier 2006, il est strictement interdit de fumer dans les locaux appartenant à la Commune (MB 22/12/2005).
Art. 6.16. L’administration communale décline toute responsabilité en cas d’accident survenant au cours ou à l’occasion des réunions, soit au public admis à participer, soit aux membres du groupement, ainsi que pour tous dégâts matériels pouvant provenir de ces accidents.
Art. 6.17. En cas d’annulation par le collège des Bourgmestre et Echevins d’une activité ou événement pour cause de force majeure, aucune indemnisation financière ne pourra être demandée à la commune, excepté le remboursement de la redevance.
Article 7 - Refus d’occupation
Art. 7.1. Toutes demandes d’occupation de longue durée pour des activités similaires aux cours dispensés par l’Académie des Beaux-Arts et l’Académie de Musique seront refusées, afin de ne pas porter préjudice aux deux académies. 
Les demandes occasionnelles seront autorisées en accord avec le collège échevinal, mais resteront exceptionnelles.
Article 8 - Résiliation
Art. 8.1. L’administration se réserve le droit d’interrompre ou d’annuler des occupations pour tout autre motif jugé nécessaire (journées de formation, fêtes scolaires, expositions, …) ou pour tout autre motif indépendant de sa volonté (problème technique, travaux urgents, absence du concierge,…) ou en cas de non-respect des conditions d'occupation sans indemnité ni remboursement de quelle que nature que ce soit.
Art. 8.2. Il peut être mis fin à toute occupation sans préavis ni indemnité, avant le terme fixé dans l’autorisation, notamment, en cas de manquement à la discipline ou à la bienséance, ou au cas de dégradation faite aux bâtiments, au matériel, au mobilier.
Il pourra en aller de même lorsque les redevances dues ne sont pas payées dans le délai imparti.
Art. 8.3. En ce qui concerne les occupations de longue durée (l’année scolaire ou plusieurs mois), l’autorisation d’occupation pourra être supprimée, sans aucune indemnité si aucune occupation réelle n’a lieu durant trois semaines consécutives, calcul fait compte non tenu des interruptions pour vacances scolaires.
Art. 8.4. En cas de force majeure ou lorsque l’intérêt communal rend impossible la mise à disposition des lieux, le Collège des Bourgmestre et Echevins est en droit d’annuler une occupation octroyée en restituant les montants perçus ou en proposant une autre date ou une autre période, selon le cas, et par conséquent, sans dédommagement pour l’occupant.
Article 9 - Redevances
Art. 9. Les tarifs d’occupation et les éventuelles exonérations sont déterminés par le règlement relatif à la redevance due pour l’occupation, par des tiers, des locaux scolaires.
Article 10 - Divers
Art. 10.1. Pour toutes les occupations, les installations sanitaires ordinaires (W.-C., urinoirs, lavabos) seront mises à disposition sans redevance complémentaire.
Art. 10.2. L’utilisation des lignes téléphoniques (sauf pour les cas d’urgence ou de danger quelconque) est strictement interdite.
Art. 10.3. Les utilisateurs s’engagent à prévenir au plus tôt et par téléphone la concierge de l’école en cas d’annulation d’une occupation. Il appartient également au responsable de l’activité de prévenir lui-même les participants en cas d’annulation.
Art. 10.4. Concernant les occupations de longue durée, aucun remboursement ne sera effectué en cas d’annulation d’une occupation par l’utilisateur. Concernant les occupations occasionnelles, le montant de la redevance restera dû si l’annulation intervient moins de 15 jours avant la date autorisée pour l’occupation.
Article 11 – Assurances
Art. 11.1. Hormis les activités organisées par l’école ou l’administration communale, les occupants devront souscrire une assurance « Responsabilité Civile » et « Accident corporel » auprès d’une compagnie d’assurance de leur choix.
La preuve du paiement des primes doit être fournie au service administratif compétent en matière de gestion des établissements scolaires et assimilés (le service de l’Enseignement).
L’autorisation d’occupation ne devient effective qu’après l’accomplissement de cette formalité.
Article 12 – Abrogation – Entrée en vigueur
Art. 12.1. Le règlement relatif aux occupations des locaux scolaires par des tiers voté par le conseil communal du 1er juillet 2008 sera abrogé dès l’instant où le présent règlement entrera en vigueur.
Art. 12.2. Le présent règlement entre en vigueur le 1er juin 2022 à partir des formalités de publication prévues aux articles 112 et 114 de la nouvelle loi communale.
Art. 12.3. Le Collège échevinal est chargé de l’exécution des présentes décisions.